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Hostessenbriefing I INSTAFF

Briefing für INSTAFF Hostessen – Betreuung der Gäste während des Check-ins/out
Veranstaltung: APOTHEKENTOUR
Bereich: Eingangsbereich (Akkreditierung)

Ablauf/Uhrzeiten der Veranstaltung:

Öffnungszeiten Veranstaltung 

Samstag, 10:30 – 17:00 Uhr 

Sonntag, 09:30 – 16:00 Uhr 

Ankunft Team 

08:00 Uhr 

08:00 Uhr  

Ankunft Aussteller 

Ab 08:30 Uhr 

Ab 08:30 Uhr 

Ankunft Gäste 

Ab 09:45 Uhr 

Ab 08:45 Uhr 

Einlass 

10:15 Uhr

(bis Check-in, nach Absprache mit dem Veranstalter) 

09:15 Uhr

(bis Check-in, nach Absprache mit dem Veranstalter) 

Ende der Veranstaltung 

18:00 Uhr 

16:00 Uhr 

Ausstellerempfang 

17:00 Uhr (fließender Übergang) 

- 

Doors Closing 

18:00 Uhr 

Abbau 

Ab 16:00 Uhr 

Veranstaltungsformat:

Die APOTHEKENTOUR ist ein regionales Messe- und Event­format, das speziell auf Apotheken­teams zugeschnitten ist. (Fertig ausgebildete PTA, PKA, Pharmazieingenieur:innen und Apotheker:innen)

Die APOTHEKENTOUR richtet sich ausschließlich an die Apothekenteams, die in einer öffentlichen Apotheke in Deutschland tätig sind. Versandapotheken sind von der Teilnahme ausgeschlossen.

Mehr als 40 der bedeutendsten Apotheken­­hersteller touren 2025 an 12 Wochenenden durch 12 Städte.

Dabei schaffen wir gemeinsam Raum für Networking, vermitteln Wissen und liefern direkte Produk­t­informationen. Das Umfeld ist zeit­gemäß und exklusiv, mit limitierter Gäste­zahl und angemessenen Hygiene­­maßnahmen. Zugleich wird das einzig­artige Tour-Erlebnis digital verlängert – mit anschließendem online-Zugang zu Vorträgen, Produkt­informationen und vielem mehr.

Hier kannst du dir einen ersten Eindruck von der Veranstaltung verschaffen.

Allgemeine Informationen:

Als Hostess bist du sowohl für den Empfang (Check-in) als auch für den Abgang (Check-out) der Gäste verantwortlich. Du sorgst dafür, dass die Gäste einen positiven ersten und letzten Eindruck der Veranstaltung haben. Der Check-in und Check-out Bereich befindet sich zentral am Eingang und Veranstaltungshalle und wird von dir und weiteren Servicekraft, sowie eine für dich zustehende Ansprechperson von uns aus dem Team betreut.

Sobald du die Veranstaltungslocation erreichst, erhältst du von uns eine ausführliche Erklärung deiner Tätigkeit sowie einen Ansprechpartner und alle wichtigen Informationen.

Aufgabenbereiche:

• Check-in Prozess:

Begrüßung der Gäste & Registrierung der Gäste:

• Begrüße die Gäste freundlich und hilfsbereit beim Betreten der Veranstaltung.
• Stelle sicher, dass sie sich willkommen fühlen und den ersten Schritt in die Veranstaltung mit einem positiven Eindruck machen.
• Überprüfe, ob die Gäste korrekt registriert sind, indem du eine digitale Registrierung vornimmst. Der Vorgang für die digitale Registrierung wird dir vor Ort von deiner zuständigen Ansprechperson erklärt.
• Wenn Gäste ihre Anmeldung vorab nicht abgeschlossen haben, hilfst du dabei, dies schnell und unkompliziert nachzuholen.

Übergabe der Namensschilder:

• Übergebe nach der erfolgreichen Registrierung jedem Gast das Lanyard mit Namensschild
• Wünsche dem Gast ein tolles Erlebnis auf der APOTHEKENTOUR
• Nach dem Check-in erhalten die Gäste den speziell für die APOTHEKENTOUR kreierten alkoholfreien Drink. Die Welcomebar befindet sich inmitten der Halle. Gern kannst du während des Check-ins schon darauf hinweisen.

• Kopfhörerausgabe:
• Eine weitere Aufgabe kann die Ausgabe der Kopfhörer sein.
• Die Gäste erhalten die Kopfhörer entweder vor oder nach dem Check-in, je nach Veranstaltungsablauf.
• Stelle sicher, dass die Kopfhörer sauber, funktionsfähig und vollständig sind.
• Falls Kopfhörer nach der Veranstaltung zurückgegeben werden müssen, übernimmst du auch die Rücknahme und Kontrolle des Zustands.
• Achte darauf, dass die Rückgabe reibungslos erfolgt und alle Kopfhörer ordnungsgemäß eingesammelt werden.

• Betreuung der Pressewand:
• Vor dem Check-in kannst du auch für die Betreuung der Pressewand eingeteilt werden.
• Hier begrüßt du die Apothekenteams und Gäste und machst vor ihrem Check-in Bilder vor der offiziellen Pressewand.
• Achte darauf, dass sich die Gäste wohlfühlen und die Fotos professionell wirken.
• Koordiniere den Ablauf, sodass sich die Teams gut positionieren und es keine Staus beim Check-in gibt.

• Check-out Prozesse

Vorbereitung:

• Bereite den Check-out Bereich vor, indem du dafür sorgst, dass die Gäste beim Verlassen der Veranstaltung ebenfalls gut betreut werden.
• Achte darauf, dass alle benötigten Materialien für den Check-out (z.B.: Dankeschön-Geschenke) bereitstehen.

Verabschiedung der Gäste:

• Verabschiede die Gäste freundlich und bedanke dich für ihre Teilnahme. Der Check-out wird ebenso digital erfasst, wie der Check-in.

Verlassen der Veranstaltung:

• Nach dem erfolgreichen Check-out wird an den Gast eine Goodiebag übergeben.
• Diese sind auch im Check-out Bereich platziert

Rückgabe von Kopfhörern:

• Falls Kopfhörer ausgegeben wurden, achte darauf, dass die Gäste diese bei Verlassen der Veranstaltung ordnungsgemäß zurückgeben.

Kommunikation & Abstimmung:

• Abstimmung mit Team und Eventleitung: Halte regelmäßig Kontakt mit den anderen Hostessen und dem Eventteam, um den reibungslosen Ablauf von Check-in und Check-out sicherzustellen.
• Problemlösungen: Wenn es zu Problemen oder Rückfragen kommt, leite die Gäste an die zuständige Kontaktperson oder den Eventleiter weiter.

Wichtige Hinweise:

• Kleiderordnung für Hostessen: Alles schwarz.

• Schwarzes Oberteil
• Schwarze Hose oder schwarzer Rock
• Schwarze Schuhe
• Schlicht, elegant, einheitlich
• Gepflegtes Erscheinungsbild, einheitliche Kleidung nach Veranstaltungsrichtlinien.
• Du bekommst von uns ein T-Shirt ausgeliehen, welches du auf der Veranstaltung zur Erkennbarkeit trägst

• Freundlichkeit & Professionalität: Ihr seid das Gesicht der Veranstaltung am Check-in und out Bereich. Ein lächelnder, serviceorientierter Umgang ist essenziell.
• Zeitmanagement: Bitte achtet auf Pünktlichkeit und effizientes Arbeiten.
• Pausen: Für dein Wohl ist gesorgt, während deiner Pause darfst du dich gern im Pausenbereich am Crewbuffet bedienen. Die Pausenzeiten sind mit der Eventleitung für deinen Bereich abzusprechen.
• Notfallkontakt: Bei Problemen bitte direkt an den Eventleiter oder den technischen Support wenden. Die Kontaktdaten erhälts du direkt bei deinem Start und Einweisung.

Zusammenfassung:

Du bist der erste und letzte Kontaktpunkt für die Gäste der APOTHEKENTOUR. Deine Aufgaben umfassen die freundliche und effiziente Durchführung des Check-ins zu Beginn der Veranstaltung sowie den professionellen Check-out am Ende. Ein reibungsloser Ablauf und ein zuvorkommender Umgang machen den Unterschied und schaffen eine positive Atmosphäre. Wir schätzen deine Unterstützung und sind sicher, dass du einen großartigen Job machst!

Vielen Dank für eure Unterstützung und viel Erfolg auf der APOTHEKENTOUR!

Als Promoter (m/w/d) begeisterst du potenzielle Kunden, indem du auf einer Veranstaltung aktiv auf sie zugehst und Flyer verteilst. Für die Promotionaktion stellen wir dir ein T-Shirt mit unserem Logo zur Verfügung, das du mit einer eleganten Jeans kombinierst.

Wir suchen zwei Messehostessen, die für uns eine kleine Umfrage am Messestand und rund um Vorträgen auf Messen durchführen. 5-6 einfache Fragen über iPad. Wir richten uns an deutsche Unternehmen, wenn du Englisch sprichst, ist das natürlich von Vorteil. Du hast einen gepflegten Auftritt in schwarzer Stoffhose und weißem Hemd, bzw. im Hosenanzug und weißer Bluse.

Für unseren Messestand suchen wir eine freundliche, serviceorientierte Messehostess (m/w/d) mit Barista‑Erfahrung, die Spaß an Kaffee, Kommunikation und einem professionellen Auftritt hat.

Deine Aufgaben:

• Zubereitung von Kaffee mit einer Siebträgermaschine
• Unterstützung bei der Organisation am Messestand mit Fokus auf den Kaffee‑Counter
• Ausgabe des Gewinnspiels am Messe‑Counter
• Kurzer, aussagekräftiger Pitch zu humera und unserer HR‑Software
  (detailliertes Briefing erfolgt vorab per Mail)
• Versorgung der Standbesucher:innen mit Getränken inkl. Kühlschrank auffüllen
• Erste Auskünfte geben und interessierte Besucher:innen an unser Vertriebs‑Team weiterleiten
• Ordnung und Sauberkeit am Stand sicherstellen

Was du mitbringen solltest:

• Erfahrung im Umgang mit einer Siebträgermaschine / Barista‑Skills
• Freundliches, offenes Auftreten und Spaß am Umgang mit Menschen
• Zuverlässigkeit, Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein
• Bereitschaft, das vorab versendete Briefing aufmerksam zu lesen und umzusetzen

Was du trägst:

• Einen humera Hoodie (stellen wir)
• Dazu ein lockeres, sauberes und gepflegtes Outfit (z. B. Jeans & Sneaker)

Kurz zu humera: humera ist eine moderne HR‑Software, die Menschen im Arbeitsalltag unterstützt – klar, praxisnah und menschlich. Im Mittelpunkt stehen echte HR‑Prozesse statt komplizierter Systeme.

Wir benötigen Servicekräfte (m/w/d), die uns im Catering unterstützen. Ihr werdet Essen / Getränke austeilen, weitere Kellnertätigkeiten übernehmen und uns auch bei kleinen Aufräum- und Putztätigkeiten unterstützen. Erfahrung im Catering oder zum Beispiel als Aushilfe im Restaurant ist erwünscht. Bitte trage schwarze Schuhe, eine schwarze Stoffhose und ein langärmeliges, weißes Hemd bzw. Bluse.

Für unsere Veranstaltung ITCS suchen wir Eventhelfer/innen (m/w/d), welche uns beim Aufbau helfen. Ihr müsst keine schweren Lasten tragen. Es geht um simple Vorbereitungen wie Stellenanzeigen an eine Pinnwand hängen, Namensschilder vorbereiten, leichte Möbel verschieben, Messestände vorbereiten oder etwas aufzubauen. Du kannst lockere Kleidung tragen wie eine Stoffhose und ein T-Shirt oder etwas Sportliches. Du solltest etwas tragen können und körperlich fit / belastbar sein. Es ist eine IT-Jobmesse mit Festivalcharakter, die aufgebaut werden soll.

Für unseren eintägigen Karrieretag suchen wir motivierte und freundliche Messehostessen & Messehosts (m/w/d), die uns am Veranstaltungstag vor Ort unterstützen.

Wir haben vielfältige Aufgaben, für die wir Unterstützung benötigen:

• Betreuung des Vortrags- und Workshopsbereichs
• Umgang mit einfacher Technik
• Unterstützung der Referenten vor Ort
• weitere Aufgaben nach Anweisung des Teams

Das bringst du mit

• Aufgeschlossene und kommunikative Persönlichkeit
• Technikaffinität und Erfahrung mit Veranstaltungstechnik
• Sehr gute Deutschkenntnisse
• Freundliches und professionelles Auftreten
• Erfahrung im Messe- oder Eventbereich von Vorteil (kein Muss)

Kleidung:

Bekleidungsvorgaben, verbindlich für diesen Einsatz (siehe auch Bilder)!

Für diesen Einsatz gelten verbindliche Bekleidungsvorgaben, deren Einhaltung Voraussetzung für den Antritt und die Durchführung des Einsatzes ist. Die Kleidungsvorgaben sind Bestandteil des Arbeitsverhältnisses und müssen bereits bei der Bewerbung zuverlässig erfüllt sein. Nur Mitarbeitende, die diese Vorgaben vollständig erfüllen, können am Einsatz teilnehmen.

• Schwarzes Oberteil - Hemd, Poloshirt oder T-Shirt sauber, gebügelt und blickdicht
• Schwarze Stoffhose - KEINE Jogginghosen, Cargohosen, Röhren/Leggings oder Hosen mit sichtbaren Logos oder Mustern.
• Schwarze oder weiße Sneaker - sauber, geschlossen und gepflegt.
• Schwarze oder weiße Socken - ohne Logos oder Muster.

Das bieten wir

• Angenehme Arbeitsatmosphäre in einem motivierten Team
• Einblicke hinter die Kulissen einer erfolgreichen Jobmesse
• Abwechslungsreiche Aufgaben mit viel Menschenkontakt

Wir freuen uns auf deine Unterstützung!
Dein Team Karrieretag

Habt Ihr Lust in unserem Catering-Team während der IFAT in München   zu arbeiten?

Wir suchen Servicekräfte, die bereits Erfahrungen in der Gastronomie oder im Einsatz auf Messen haben. Zu Eurem Aufgabenbereich zählen u.a. Speise- und Getränkeservice, Meetingräume betreuen, Getränkeausschank, Tische eindecken, Ordnung und Sauberkeit am Stand halten usw.

Wichtig ist der aktuelle Nachweis § 42 zum Infektionsschutzgesetz. Dieser Nachweis muss jeder während dem Einsatz mit sich führen.

Wir stellen schwarze Blusen/Hemden und Bistroschürzen zur Verfügung. Aus Eigenbestand bitten wir eine schwarze Hose und komplett schwarze Halbschuhe (keine weiße Sohle, Logos o.ä.) zu tragen.

Wir freuen uns auf Eure Bewerbung.

We need service staff (m/f/d) to support us in catering. You will distribute food / drinks, take over further waitressing jobs and also support us with small clean-up and cleaning jobs. Experience in catering or for example as a hand in a restaurant is desired and you are not allowed to have artificial fingernails. Please wear black leather shoes, black cloth trousers and a long-sleeved white or black shirt or blouse.

Für unseren Messestand auf der INTERZOO 2026 suchen wir einen freundlichen und professionellen Messehost-/essen zur Unterstützung in folgenden Bereichen:

• Aktive Begrüßung und Empfang der Standbesucher

• Erste Ansprechpartnerin für internationale Gäste

• Weiterleitung von Fachbesuchern an zuständige Mitarbeiter

• Unterstützung beim Getränkeservice (Kaffee, Wasser etc.)

• Ordnung und gepflegtes Erscheinungsbild des Standbereichs sicherstellen

Anforderungen:

• Sehr gute Deutschkenntnisse

• Gute Englischkenntnisse (internationale Messe)

• Türkischkenntnisse von Vorteil.

• Gepflegtes und professionelles Auftreten

• Freundliche, offene und serviceorientierte Persönlichkeit

• Zuverlässigkeit und Teamfähigkeit

• Erste Messeerfahrung von Vorteil