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Briefing für INSTAFF Messehost:innen (m/w/d) – Betreuung der Gäste während des Check-ins/out
Veranstaltung: APOTHEKENTOUR
Bereich: Eingangsbereich (Akkreditierung)

Ablauf/Uhrzeiten der Veranstaltung:

Öffnungszeiten Veranstaltung

Samstag, 10:30 – 17:00 Uhr

Sonntag, 09:30 – 16:00 Uhr

Ankunft Team

08:00 Uhr

08:00 Uhr

Ankunft Aussteller

Ab 08:30 Uhr

Ab 08:30 Uhr

Ankunft Gäste

Ab 09:45 Uhr

Ab 08:45 Uhr

Einlass

10:15 Uhr

(bis Check-in, nach Absprache mit dem Veranstalter)

09:15 Uhr

(bis Check-in, nach Absprache mit dem Veranstalter)

Ende der Veranstaltung

18:00 Uhr

16:00 Uhr

Ausstellerempfang

17:00 Uhr (fließender Übergang)

-

Doors Closing

18:00 Uhr

Abbau

Ab 16:00 Uhr

Veranstaltungsformat:

Die APOTHEKENTOUR ist ein regionales Messe- und Event­format, das speziell auf Apotheken­teams zugeschnitten ist. (Fertig ausgebildete PTA, PKA, Pharmazieingenieur:innen und Apotheker:innen)

Die APOTHEKENTOUR richtet sich ausschließlich an die Apothekenteams, die in einer öffentlichen Apotheke in Deutschland tätig sind. Versandapotheken sind von der Teilnahme ausgeschlossen.

Mehr als 40 der bedeutendsten Apotheken­­hersteller touren 2025 an 12 Wochenenden durch 12 Städte.

Dabei schaffen wir gemeinsam Raum für Networking, vermitteln Wissen und liefern direkte Produk­t­informationen. Das Umfeld ist zeit­gemäß und exklusiv, mit limitierter Gäste­zahl und angemessenen Hygiene­­maßnahmen. Zugleich wird das einzig­artige Tour-Erlebnis digital verlängert – mit anschließendem online-Zugang zu Vorträgen, Produkt­informationen und vielem mehr.

Hier kannst du dir einen ersten Eindruck von der Veranstaltung verschaffen.

Allgemeine Informationen:

Als Messehost:in (m/w/d) bist du sowohl für den Empfang (Check-in) als auch für den Abgang (Check-out) der Gäste verantwortlich. Du sorgst dafür, dass die Gäste einen positiven ersten und letzten Eindruck der Veranstaltung haben. Der Check-in und Check-out Bereich befindet sich zentral am Eingang und Veranstaltungshalle und wird von dir und weiteren Servicekräften, sowie einer für dich zuständigen Ansprechperson von uns aus dem Team betreut.

Sobald du die Veranstaltungslocation erreichst, erhältst du von uns eine ausführliche Erklärung deiner Tätigkeit sowie einen Ansprechpartner und alle wichtigen Informationen.

Aufgabenbereiche:

• Check-in Prozess:

Begrüßung der Gäste & Registrierung der Gäste:

• Begrüße die Gäste freundlich und hilfsbereit beim Betreten der Veranstaltung.
• Stelle sicher, dass sie sich willkommen fühlen und den ersten Schritt in die Veranstaltung mit einem positiven Eindruck machen.
• Überprüfe, ob die Gäste korrekt registriert sind, indem du eine digitale Registrierung vornimmst. Der Vorgang für die digitale Registrierung wird dir vor Ort von deiner zuständigen Ansprechperson erklärt.
• Wenn Gäste ihre Anmeldung vorab nicht abgeschlossen haben, hilfst du dabei, dies schnell und unkompliziert nachzuholen.

Übergabe der Namensschilder:

• Übergebe nach der erfolgreichen Registrierung jedem Gast das Lanyard mit Namensschild
• Wünsche dem Gast ein tolles Erlebnis auf der APOTHEKENTOUR
• Nach dem Check-in erhalten die Gäste den speziell für die APOTHEKENTOUR kreierten alkoholfreien Drink. Die Welcomebar befindet sich inmitten der Halle. Gern kannst du während des Check-ins schon darauf hinweisen.

• Kopfhörerausgabe:
• Eine weitere Aufgabe kann die Ausgabe der Kopfhörer sein.
• Die Gäste erhalten die Kopfhörer entweder vor oder nach dem Check-in, je nach Veranstaltungsablauf.
• Stelle sicher, dass die Kopfhörer sauber, funktionsfähig und vollständig sind.
• Falls Kopfhörer nach der Veranstaltung zurückgegeben werden müssen, übernimmst du auch die Rücknahme und Kontrolle des Zustands.
• Achte darauf, dass die Rückgabe reibungslos erfolgt und alle Kopfhörer ordnungsgemäß eingesammelt werden.

• Betreuung der Pressewand:
• Vor dem Check-in kannst du auch für die Betreuung der Pressewand eingeteilt werden.
• Hier begrüßt du die Apothekenteams und Gäste und machst vor ihrem Check-in Bilder vor der offiziellen Pressewand.
• Achte darauf, dass sich die Gäste wohlfühlen und die Fotos professionell wirken.
• Koordiniere den Ablauf, sodass sich die Teams gut positionieren und es keine Staus beim Check-in gibt.

• Check-out Prozesse

Vorbereitung:

• Bereite den Check-out Bereich vor, indem du dafür sorgst, dass die Gäste beim Verlassen der Veranstaltung ebenfalls gut betreut werden.
• Achte darauf, dass alle benötigten Materialien für den Check-out (z.B.: Dankeschön-Geschenke) bereitstehen.

Verabschiedung der Gäste:

• Verabschiede die Gäste freundlich und bedanke dich für ihre Teilnahme. Der Check-out wird ebenso digital erfasst, wie der Check-in.

Verlassen der Veranstaltung:

• Nach dem erfolgreichen Check-out wird an den Gast eine Goodiebag übergeben.
• Diese sind auch im Check-out Bereich platziert

Rückgabe von Kopfhörern:

• Falls Kopfhörer ausgegeben wurden, achte darauf, dass die Gäste diese bei Verlassen der Veranstaltung ordnungsgemäß zurückgeben.

Kommunikation & Abstimmung:

• Abstimmung mit Team und Eventleitung: Halte regelmäßig Kontakt mit den anderen Messehost:innen (m/w/d) und dem Eventteam, um den reibungslosen Ablauf von Check-in und Check-out sicherzustellen.
• Problemlösungen: Wenn es zu Problemen oder Rückfragen kommt, leite die Gäste an die zuständige Kontaktperson oder den Eventleiter weiter.

Wichtige Hinweise:

• Kleiderordnung für Messehost:innen (m/w/d): Alles schwarz.

• Schwarzes Oberteil
• Schwarze Hose oder schwarzer Rock
• Schwarze Schuhe
• Schlicht, elegant, einheitlich
• Gepflegtes Erscheinungsbild, einheitliche Kleidung nach Veranstaltungsrichtlinien.
• Du bekommst von uns ein T-Shirt ausgeliehen, welches du auf der Veranstaltung zur Erkennbarkeit trägst

• Freundlichkeit & Professionalität: Du bist das Gesicht der Veranstaltung am Check-in und out Bereich. Ein lächelnder, serviceorientierter Umgang ist essenziell.
• Zeitmanagement: Bitte achte auf Pünktlichkeit und effizientes Arbeiten.
• Pausen: Für dein Wohl ist gesorgt, während deiner Pause darfst du dich gern im Pausenbereich am Crewbuffet bedienen. Die Pausenzeiten sind mit der Eventleitung für deinen Bereich abzusprechen.
• Notfallkontakt: Bei Problemen bitte direkt an den Eventleiter oder den technischen Support wenden. Die Kontaktdaten erhältst du direkt bei deinem Start und Einweisung.

Zusammenfassung:

Du bist der erste und letzte Kontaktpunkt für die Gäste der APOTHEKENTOUR. Deine Aufgaben umfassen die freundliche und effiziente Durchführung des Check-ins zu Beginn der Veranstaltung sowie den professionellen Check-out am Ende. Ein reibungsloser Ablauf und ein zuvorkommender Umgang machen den Unterschied und schaffen eine positive Atmosphäre. Wir schätzen deine Unterstützung und sind sicher, dass du einen großartigen Job machst!

Vielen Dank für deine Unterstützung und viel Erfolg auf der APOTHEKENTOUR!

"Für diesen Job ist es erforderlich, dass du dem Kunden eine Einwilligung für die Verwendung der während des Jobs gefertigten Bilder und Videos gibst. Diese Einwilligung bezieht sich auf die Bilder und Videos, die dich bei der Durchführung des Jobs, in der Vorbereitung darauf und in der Nachbereitung zeigen, sowie - unter Achtung deiner Persönlichkeitsrechte - auch auf eine bearbeitete Version dieser Bilder / Videos in anderen Kontexten oder zu Werbezwecken. Die Bilder / Videos können zeitlich, räumlich und sachlich unbeschränkt in sämtlichen Medien offline (z.B. Printmedien) und online (z.B. auf der Homepage des Kunden) sowie in sozialen Netzwerken verwendet werden. Die Bilder / Videos dürfen nicht zu Zwecken genutzt werden, die geeignet sind, dich in der Öffentlichkeit herabzuwürdigen oder zu beleidigen. Dein Name wird bei Verwendung der Bilder / Videos nicht genannt und du hast keinen Anspruch auf Namensnennung. Die Vergütung für die Veröffentlichung der Bilder wird mit dem von InStaff erhaltenen Lohn abgegolten. Bitte berechne daher den von dir geforderten Betrag für die Einräumung der Nutzungsrechte in deinen Stundenlohn mit ein."

TOP-Host/Hostesse für einen renommierten, deutschen Kunden

Du betreust die Gala-Veranstaltung anlässlich der WM-Messe als Host/Hostesse:

ACHTUNG: Eine Erweiterung der Einsatzzeit ist an diesem Tag bis zu 90 Minuten möglich!

Eingesetzt wirst du in den Bereichen Check-in, Wegeleitung, Gästemanagement und Ausgabe von Give-aways.

Du arbeitest im Team und euch steht jederzeit ein Ansprechpartner zur Verfügung.

Für Verpflegung etc. während des Einsatzes ist gesorgt.

Ein sportlich-schickes Outfit, bestehend aus Chino, Bluse/Hemd + Weste wird gestellt.

Weiße, gepflegte Sneaker solltest du aus Eigenbestand mitbringen.

Du verfügst über Deutschkenntnisse auf mindestens C2-Niveau!

Du bist in der Einsatzzeit vor Ort!
Du hast Erfahrung in den o. g. Bereichen!

Du bist bereit, im Vorfeld mit uns weitere Details am Telefon zu besprechen – wir möchten, dass alle, die bei diesem Job für uns in den Einsatz gehen, entsprechend gebrieft sind!

Grundsätzlich suchen wir Leute, die diese Jobs mit Freude und Motivation angehen!

Für eine Messe suchen wir engagierte Eventhelfer:innen (m/w/d). Zu deinen Aufgaben gehören unter anderem die Unterstützung beim Aufbau der LED-Wand sowie das Ent- und Beladen von Flightcases.

Wir suchen für unsere Standbetreuung eine/n Host/ess (m/w/d), welche/r typische Aufgaben wie Kundenempfang und Catering übernimmt. Aufgaben wie Broschüren/Flyer verteilen, sowie kleine Auf- und Abbautätigkeiten können ebenfalls anfallen. Da du auch gelegentlich Kundengespräche führen wirst, ist fließendes Englisch ein Muss und weitere Sprachkenntnisse von Vorteil. Wir erwarten von dir einen gepflegten Auftritt in schwarzer Stoffhose und weißem Hemd, bzw. im Hosenanzug und weißer Bluse.